金管會、交易所圓滿宣導電子化

（本報訊）臺灣證券交易所於7月3日至7月19日，假台北、新竹、台中及台南四地，共舉辦六場推廣公文電子交換說明會，邀請尚未加入公文電子交換之上市公司及資訊公司參加，呼籲渠等儘速加入公文電子交換體系，以擴大「電子化政府」之範圍及效益。各場說明會總計約有超過207家公司、333位代表與會，會場討論互動熱烈，並有非屬宣導對象之二家公開發行公司主動聯繫報名參加，金融監督管理委員會資訊處張處長孟元等長官也參加台北的場次，並致贈公文電子系統之讀卡機予與會代表。

此次說明會是金融監督管理委員會委託證交所繼民國91年起協助推動完成證券市場相關單位、證券商、期貨商、投信投顧公司、銀行、保險公司等上市櫃公司加入金融市場公文電子交換系統後，再次舉辦之推廣活動，也是配合金管會長期推動公文電子交換政策的一環。證交所希望經由雙向溝通之座談會，向企業宣導說明，加入公文電子交換將有助於快速取得經營資訊，提升企業內部公文書之管理效率。更重要的是可以藉此展現企業支持環保理念，以及落實企業社會責任之決心。

證交所表示，傳統公文處理的發文作業，是將公文書以紙張繕打、複核、蓋用印信後，以人工方式郵寄傳遞；收文時，在拆封後，亦以人工方式記錄、分送傳遞，不但費時、費錢、費力，且不環保。公文電子交換系統則將紙本公文書信予以電子化，以電腦及網路傳輸方式，透過全國六十多個公文電子交換中心，得以在所有參加單位之間，迅速且正確的傳送彼此之公文書信或公告。

經過政府多年推廣，目前包括金融市場公文電子交換中心在內之整體公文電子交換體系，已有近7萬個政府單位及企業加入，大幅簡化各單位之公文收發處理，提升公文收發正確性及節省公文處理傳送之時間及人力物力。以證交所民國100年之公文發文情況為例，發文數為618,841件，其中以公文電子交換系統傳遞者為457,958件，故如以每件掛號郵資25元計算，透過公文電子交換，即節省一千一百餘萬元之郵寄費用，如再以每件平均使用5張A4紙估計，則整年度大約節省2,289,790張A4紙，以每張A4紙0.36元計算，節省費用共約八十二萬元，節省之信封及人工處理費用尚不包括在內。預期未來隨著加入公文電子交換的單位越多，將使公文交換之便利性及節能減碳效益更形擴大。

金管會為持續推動公文電子交換政策，指示由證交所等證券相關機構成立金融市場公文電子交換系統客戶服務中心，除有固定網址提供完整的客戶服務，定期辦理相關訓練課程外，並提供線上客戶諮詢服務，凡加入金融市場公文電子交換系統之企業，均可免費享受這些服務。也就是說，凡是加入金融市場公文電子交換系統之企業，均可以極低的成本支出，即可得到由系統建置到系統維護的充分資訊及相關服務。未來證交所並將參考本次說明會中各企業代表所提供之寶貴意見，賡續宣導企業界響應此一利人利己的政策，以擴大整體系統效益。

證交所自95年7月開始進行內部公文管理系統及公文交換電子化後，內部公文以電子形式處理之普及率已達到75%，大量減少反覆登打及複製，公文之儲存及查詢亦更為便捷，估計共減用約3,565萬張之A4紙，以每張A4紙0.36元計算，節省費用共約一千二百八十三萬元，其堆疊之高度約為4.7座台北101大樓，相當於減少砍伐3,241棵原木，也代表證交所響應綠色環保及減少地球暖化的一份心力。因此，證交所並建議參加公文電子交換之單位，可評估藉由公文電子交換系統之建置，同步進行機構內部公文管理系統之整合或電子化，將可進一步提升內部公文書或訊息傳遞之管理效益。